Eventi online, l’alternativa per il COVID-19

Ansia da Coronavirus? L’alternativa efficace agli eventi offline, sono gli eventi online. Sappiamo tutti che con il COVID-19 viene raccomandata la distanza sociale fino a che la pandemia non sia sorpassata. Traguardo ancora lontano, con l’innalzamento preoccupante della curva dei contagi. In questo clima di incertezza, si affaccia la possibilità di organizzare eventi virtuali, in cui si possa interagire ma in massima sicurezza.

Gli eventi online sono l’alternativa migliore per fronteggiare la minaccia del COVID-19. Nonostante i numeri ci facciano ben sperare, non bisogna abbassare la guardia. Alcuni specialisti nel campo medico considerano addirittura possibile una nuova ondata nell’autunno-inverno. Di una cosa siamo certi: fino a quando non ci sarà un vaccino per il COVID-19, è meglio non rischiare. Del resto, in giro per il mondo, molti eventi sono stati sospesi, alcuni annullati proprio per scongiurare ogni possibile contagio. Se vuoi quindi, proteggere la salute e la sicurezza dei tuoi ospiti, sarai d’accordo anche tu che gli eventi online sono la soluzione. Quindi se stai pianificando di organizzare un evento, ti consigliamo di progettarne uno online.

Gli eventi online, di cosa stiamo parlando?

Un evento online è un evento che viene promosso su internet, quindi disponibile online, in cui i partecipanti si collegano da remoto. Tutti i partecipanti quindi, non hanno la necessità di recarsi in qualche luogo particolare. Possono restare comodamente seduti sulla propria poltrona di casa di fronte a un computer o a un tablet o a uno smartphone e partecipare all’evento. In più, gli eventi online presentano diversi vantaggi:

• Facilità di gestione. I partecipanti non si devono spostare. Questo significa che non bisogna investire del tempo per cercare una location adatta al tuo evento. Risparmi quindi in tempo e denaro perché spesso affittare una location, come ben saprai, è molto costoso.
• Riduzione dei costi di personale. Se organizzi un evento online non hai bisogno di personale che presidi l’evento. Addio hostess, addio camerieri e addio a tutte quelle persone che in un click sono diventate superflue.
• Nessuna ristorazione.
• Nessuna logistica.
• Nessuna operazione di salute e sicurezza sui partecipanti.

Eventi online, attento al coinvolgimento

Per organizzare un evento virtuale che si rispetti, è necessario disporre di una buona piattaforma video in cui il tuo team e i relativi relatori si relazionino con il pubblico che li guarda da casa. Dovresti prevederne una che sappia far interagire i partecipanti in modo semplice ed immediato. Per esempio, tramite una chat per fare domande, possibili condivisioni di schermo e altro ancora. In sostanza dovrai prestare molto attenzione alla modalità di coinvolgimento. Il pubblico da casa può infatti eseguire simultaneamente diverse azioni partecipando ad un evento online senza che tu, nemmeno te ne accorga. Ecco perché devi trovare le giuste leve per coinvolgere il tuo pubblico. Oltre alla piattaforma, il tuo host e i tuoi relatori dovranno essere molto motivati, carismatici e con una forte dose di intraprendenza. Attento a chi scegli!

Come si organizzano i webinar

La procedura per organizzare gli eventi online è semplice. La prima cosa che dovrai fare è capire quale piattaforma ospiterà il tuo evento e decidere un luogo adatto in cui fare le riprese, meglio non dal tuo salotto di casa ma da un luogo scelto proprio in occasione dell’evento. Poi, dovrai scegliere il format così come ti succede per gli eventi offline e stabilire in anticipo la data in cui tutto avverrà. Una struttura di base per l’evento potrebbe essere:

• Invito a collegarsi all’evento tramite e-mail o social
• Una volta che i tuoi ospiti sono collegati: presentazione dell’evento tramite un host
• Intervento del primo oratore
• 15 minuti o mezz’ora di domande tramite chat
• Intervento del secondo oratore
• Quindici minuti o mezz’ora di domande tramite chat
• Conclusione dell’evento con speech finale
• Disconnessione
• Richiesta di feedback dei partecipanti tramite mail.
• Invio registrazione dell’evento a tutti i partecipanti.

Mi raccomando, presta molta attenzione a curare tutti i dettagli del tuo evento in modo che non ci siano imprevisti e che tutto proceda in modo scorrevole e naturale.

Se vuoi renderlo ancora più efficace, considera di prevedere una sezione di Business Speed date. Con un Business Speed date nel webinar, i tuoi partecipanti potranno conoscersi e fare rete, soddisfacendo uno dei loro desideri fondamentali, aumentare la loro cerchia di conoscenze profilate.