Evento di successo? Come scoprire se il tuo lo è stato

Il tuo evento si è concluso e ti trovi a tirare le somme? Vuoi scoprire se è stato un evento di successo o se è stato un fallimento? Per saperlo, ti serve fare un’analisi dettagliata e porti alcune domande fondamentali che ti aiuteranno a stendere un bilancio della giornata. Sapere che hai avuto tante partecipazioni e che la sala era piena, può essere un elemento di successo, ma non fermarti a queste prime impressioni. È necessario che tu valuti il livello di gradimento dei tuoi ospiti e se nel complesso il tuo evento ha raggiunto gli obiettivi prefissati.

Il primo passo per scoprire se il tuo è un evento di successo

Sicuramente il primo passo per sapere se il tuo è un evento di successo, è analizzare se hai raggiunto gli obiettivi prefissati. In questo caso, gli obiettivi che hai preso in considerazione per il tuo evento, dovrebbero seguire il metodo S.M.A.R.T. Essere cioè specifici, misurabili, assegnabili, realistici e temporali.
Se il tuo evento consisteva in uno speach o dibattito su un tema specifico con annesse attività di networking, allora potresti osservare com’è stata la partecipazione del pubblico, se ci sono state domande, apprezzamenti, se qualcuno ha lasciato la sala prima del tempo, se i materiali di comunicazione messi a disposizione degli ospiti sono stati utilizzati, se gli ospiti hanno lasciato le loro informazioni per essere ricontattati per eventi futuri.
Gli ospiti hanno interagito durante gli spazi del coffee break o rinfresco o si sono limitati mangiare qualcosa per poi dileguarsi?
Se hai notato che la partecipazione poteva essere migliorata, potresti valutare la possibilità di creare nuove occasioni interne al tuo evento per coinvolgere piu’ attivamente i partecipanti valorizzando i tuoi servizi. Prova con la nostra soluzione per il Business Networking.

Valuta la concorrenza 

Un altro passo utile per valutare se il tuo è stato un evento di successo è analizzare la concorrenza. I tuoi competitor hanno organizzato eventi simili al tuo? Qual è stata la redemption?. Questo ti aiuterà ad avere una base di riferimento per valutare l’efficacia e il peso del tuo evento.

Monitora il social engagement

I social sono diventati parte integrante della vita di ogni persona. Per questo nel momento in cui decidi di organizzare un evento, sia esso offline o online, dovresti condividerlo sui social. È molto importante curare tutte le attività, prima, durante e dopo l’evento e il monitoraggio dei suoi risultati. Ci sono condivisioni dei post? I partecipanti utilizzano l’hashtag che hai creato per l’evento? Ci sono commenti? Cosa dicono i commenti?

Valuta il ritorno del tuo investimento

Per calcolare il successo del tuo evento, dovresti anche soffermarti sul budget e sul ritorno di quanto hai investito.
In sostanza dovresti misurare parametri come:

• Costo previsto vs costo effettivo
• Presenze previste vs effettive
• Costo per partecipante
• Costo per contatto (Engagement)

Tieni a mente che andare leggermente fuori budget può non vuol dire che il tuo evento sia stato un fallimento. Potresti per esempio aver avuto un numero di contatti (come indirizzi mail) superiori a quanto previsto, e questo potrebbe essere un vantaggio in termini di lead. Potenziali clienti che potranno venire ai tuoi prossimi eventi.

Valuta la soddisfazione dei tuoi ospiti per stabilire un evento di successo

Un elemento determinante per valutare se il tuo è un evento di successo è la soddisfazione dei tuoi ospiti. Quali sono state le reazioni? Il tuo evento ha avuto risonanza mediatica? C’è stato passaparola?. È molto utile avere dei riscontri immediati. Per questo potresti sottoporre ai partecipanti un questionario subito dopo l’evento perché i feedback a caldo sono i più rilevanti.

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